치과경영 레시피 1단계
업무 프로세스를 간소화시켜라

신환 증가 등 외부적인 요인을 업무 프로세스를 통해 매출을 증대시키는 게 순수익을 늘리는 이상적인 방법론이지만, 저성장 시대에는 비용을 절감하고 리스크를 줄이는 것만으로도 순수익을 높일 수 있다.

경영은 결국은 효율성의 문제다. 우리 치과의 시스템이 효율을 높이고 업무성과를 증대시킬 수 있는 조직 시스템인지 되돌아보자. 그 첫 걸음은 비효율을 최소화한 간소한 업무 프로세스다.

구성원간 효율적인 소통을 위해선 전체가 모이는 회의보단 카톡이나 밴드를 활용한 업무보고와 업무위임이 효과적이다. 그만큼 진행사항을 즉각적으로 알 수 있고, 업무수행까지 걸리는 시간도 줄어든다. 일일 업무 중 주요내용과 환자 불만사항을 빠르게 보고받을 수 있는 채널을 유지하면 일일 매출보고서 한 장으로도 일일, 주, 월의 매출과 신환 유입, 구환 수, 진료 횟수, 진료비용 등의 현황과 성과를 한 번에 파악할 수 있다. 비용이 들어간 분야의 매출 성과현황과 환자에게 이뤄지고 있는 서비스의 질만 실시간으로 체크하면 전체를 머리 속에 넣을 수 있다.

진료 혁신도 필요하다. 데스크에서의 데이터 관리를 축약해서 꼭 봐야 하는 문서를 정리하고, 기존 전자차트나 내부 프로그램을 활용해 업무에 걸리는 시간을 줄여보자. 진료실에서도 환자사진이나 상담자료, 치료계획 등 늘 확인해야 하는 자료를 디지털화해 직원들의 동선과 확인 경로를 단축시킬 수 있다. 또 우리 병원에 맞는 검증된 새로운 치료재료 선택 등을 통해 진료시간 단축도 고려해볼 만하다.

치과경영 레시피 2단계
조직을 슬림화하라

시스템 정비를 통해 업무효율을 높였다면, 조직의 슬림화를 통해 비용을 절감할 수 있다. 특히 각 업무별로 핵심 담당자의 역량이 중요하다. 예전에는 총괄실장, 상담실장, 진료실장, 데스크 전담 직원, 진료실 팀에서도 봉직의 원장님에 맞추어 담당 스텝들이 나뉘어져 있는 경우가 일반적이었다. 연차별로 맡는 직무나 해당 진료가 있었고 데스크와 진료실은 완전히 구분되어서로의 업무영역에 대해선 잘 알지 못했다.

하지만 이젠 멀티플레이어가 필요한 때다. 진료실 스탭도 보험청구에 대한 관심과 역량을 높이고 데스크 관리회계나 업무 문서관리, 작성방법 등을 알고 있어야 한다. 데스크에서도 상담과 환자관리, 수입·지출 관리 등의 경영지원 업무를 폭넓게 맡아서 운영할 수 있는 업무 체계를 만들고, 해당 직무 기술서로 채택해 직원 역량과 업무 폭을 넓혀야 한다.

구성원들이 모두 여러 업무를 할 수 있으면, 당연히 불필요한 조직구성과 인력운용도 피할 수 있다.

치과경영 레시피 3단계
핵심역량 인재의 OJT 직무역량을 강화하라

OJT(On-the-job training)를 통해 업무에 대한 임상지식, 진료스킬, 태도 등을 꾸준히 교육·평가하고 피드백을 하면, 실수를 줄이고 진료서비스를 향상시킬 수 있다.

이를 통해 1. 의료진의 진료시간을 효율적으로 운영하고 2. 데스크에서 환자상담과 전화응대 수준을 향상시켜 환자 유입의 처음과 마지막을 관리하도록 하고 3. 진료미수금, 보험청구, 기공물 리메이크, 임시치아 재제작 등 실수를 줄여 진료실 안에서 사용하는 재료나 수리비용이나 지출이 큰 장비 관리에 대한 리스크 등 비용 자체를 절감해야 한다. 실수를 줄이는 것만으로 불필요한 비용소모를 줄일 수 있으며, 시설이나 장비 관리를 철저히 하는 것만으로도 추후 발생할 A/S나 재구매 비용을 절감할 수 있음을 잊어선 안 된다.

논어에선 ‘군자는 자신에게 원인을 찾고 소인은 남의 탓을 한다’고 했다. 외부환경의 영향에 휘둘릴 수 있지만, 우리 일상에서의 사소한 관찰과 실천만으로도 충분히 달라질 수 있음을 기억하길 바란다.

덴탈리더스아카데미
박지연 대표